Réglages, rétention et consommation

Ce que font les réglages d'un tenant

Chaque tenant Microsoft 365 porte trois réglages : l'heure de la sauvegarde, le fuseau horaire de cette heure et la rétention. La rétention est le nombre de jours pendant lesquels BaaStide garde une version remplacée et un élément supprimé chez Microsoft.

L'onglet Consommation du tenant donne ce que la licence compte pour ce tenant : les utilisateurs facturables, les licences utilisées et le volume des données dans Microsoft 365.

Les réglages valent pour un tenant. Chaque tenant a les siens.

Prérequis

• Un tenant dont l'enrôlement est terminé. Avant la fin, la carte des paramètres écrit « Les paramètres s'affichent quand l'enrôlement est terminé. » Voir Connecter un tenant.
• Le rôle Technicien ou Administrateur pour changer un réglage et pour relancer une lecture des rapports. Le rôle Lecture seule lit les réglages et la consommation. Voir Rôles et droits.

Changer l'heure de la sauvegarde et le fuseau horaire

1. Ouvrez la page du tenant.
2. Choisissez l'onglet Paramètres.
3. Allez sur la carte Paramètres de sauvegarde.
4. Dans Heure de la sauvegarde, saisissez une heure au format HH:MM.
5. Dans Fuseau horaire, choisissez un fuseau dans la liste.
6. Cliquez sur Enregistrer.

BaaStide sauvegarde le tenant une fois par jour, à cette heure locale du fuseau choisi.

Un tenant qui vient d'être connecté garde les valeurs par défaut : 00:00 et le fuseau UTC. Tant que l'heure et le fuseau n'ont pas changé, le portail écrit « Vérifiez l'heure de sauvegarde et le fuseau horaire de ce tenant. Les valeurs par défaut sont en UTC. »

La date de la prochaine sauvegarde est sur l'onglet Vue d'ensemble du tenant, avec le fuseau horaire. Voir Suivre les sauvegardes Microsoft 365.

Changer la rétention

1. Ouvrez la page du tenant.
2. Choisissez l'onglet Paramètres.
3. Allez sur la carte Paramètres de sauvegarde.
4. Dans Rétention (jours), saisissez un nombre de jours, de 1 à 36 525.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Une rétention par défaut vaut 2 557 jours, soit 7 ans.

Une rétention plus longue s'applique tout de suite.

Une rétention plus courte demande une confirmation. Le portail ouvre la question « Raccourcir la rétention à N jours ? » et écrit la rétention du jour. Cliquez sur Raccourcir à N jours pour confirmer.

Une rétention plus courte ne s'applique pas tout de suite : la rétention du jour reste pendant un délai de grâce de 7 jours. Pendant ce délai, aucune donnée sauvegardée n'est supprimée, et vous pouvez annuler la baisse.

Annuler une rétention plus courte

1. Ouvrez la page du tenant.
2. Choisissez l'onglet Paramètres.
3. Lisez le bandeau de la carte Paramètres de sauvegarde : « Baisse de rétention en attente : N jours maintenant, M jours à partir du … ».
4. Cliquez sur Annuler la baisse.

L'annulation remet la rétention précédente. Elle n'est possible que jusqu'à la date du bandeau. Après cette date, la nouvelle rétention s'applique et les suppressions déjà faites ne reviennent pas.

Le rôle Lecture seule voit le bandeau et lit « Jusqu'à cette date, les données sauvegardées restent conservées. Un opérateur peut annuler la baisse. »

Lire la consommation

1. Ouvrez la page du tenant.
2. Choisissez l'onglet Consommation.

BaaStide lit l'usage Microsoft une fois par jour. La ligne du haut donne deux dates : Relevé du … (la date de la lecture) et Données Microsoft du … (la date des données chez Microsoft, en retard de quelques jours).

Champ	Ce qu'il donne
Facturation	Utilisateurs et fair use, ou Utilisateurs facturables seulement quand les rapports Microsoft ne sont pas utilisables.
Utilisateurs facturables	Les comptes actifs du tenant avec une licence Exchange ou OneDrive.
Pic d'utilisateurs facturables	Le plus grand nombre du mois en cours, jusqu'à la dernière lecture.
Pic de licences	Le plus grand nombre de licences du mois en cours.
Jours relevés ce mois-ci	Le nombre de lectures du mois.
Licences utilisées	Les licences que ce tenant consomme à la dernière lecture.

La section Volume source par workload donne le volume dans Microsoft 365 pour la boîte mail, pour OneDrive et pour SharePoint. Ce volume vient des rapports d'usage Microsoft. Ce n'est pas le volume stocké par BaaStide.

La section Fair use donne le volume des utilisateurs, le volume commun (boîtes partagées et sites), le volume couvert par les licences et le volume restant. Chaque licence couvre 1 Tio de volume source. Les ressources communes utilisent d'abord le volume que les utilisateurs n'utilisent pas.

Tant qu'aucune lecture n'a eu lieu, le portail écrit « Aucun relevé d'usage pour le moment. BaaStide lit l'usage Microsoft une fois par jour après la connexion. »

Cet onglet donne la consommation d'un tenant. Pour la consommation de toute la plateforme, jour par jour, voir Suivre la consommation.

Relancer la lecture des rapports Microsoft

Microsoft peut masquer les noms des utilisateurs dans ses rapports d'usage. BaaStide ne peut alors pas rattacher les volumes aux utilisateurs. Un bandeau Action requise côté Microsoft 365 s'ouvre sur l'onglet Consommation.

1. Ouvrez l'onglet Consommation du tenant.
2. Cliquez sur Envoyer le guide à un administrateur du client.
3. Choisissez la langue du guide : Français ou Anglais.
4. Cliquez sur Copier le guide, ou sur Ouvrir dans ma messagerie. BaaStide n'envoie pas ce guide lui-même.
5. Quand l'administrateur du client a enregistré le changement, cliquez sur Vérifier les rapports maintenant.
6. Attendez. Le portail écrit « Vérification en cours… », puis il se met à jour seul.

Le guide demande à l'administrateur du client de décocher, une seule fois, l'option du centre d'administration Microsoft 365 qui masque les noms dans les rapports.

Quand BaaStide ne peut pas lire les rapports du tout, le bandeau le dit aussi, sans guide. Le bouton s'appelle alors Vérifier maintenant.

Ce que le portail écrit après la vérification	Ce que cela veut dire
Nouveau relevé fait : Microsoft 365 masque toujours les noms.	Le changement n'est pas enregistré chez Microsoft, ou il n'a pas encore pris effet.
Nouveau relevé fait : BaaStide ne peut toujours pas lire les rapports d'usage.	La permission manque, ou Microsoft n'a pas répondu.
Vérification impossible pour le moment.	La vérification n'a rien donné après 15 minutes. Le dernier résultat reste affiché. Réessayez plus tard.

Limites et précautions

• BaaStide fait une sauvegarde par jour. L'heure choisie est l'heure à partir de laquelle la sauvegarde du jour s'ouvre, pas une heure exacte de démarrage.
• La rétention va de 1 jour à 36 525 jours, soit 100 ans.
• Un élément encore présent chez Microsoft est gardé, quel que soit son âge. La rétention s'applique aux versions remplacées et aux éléments supprimés.
• Une rétention plus courte prend effet après 7 jours entiers. Une même demande répétée garde la date de départ. Une autre baisse repart pour 7 jours, à partir de la rétention en vigueur.
• Une ressource retirée du tenant garde ses données jusqu'à sa propre date de fin. Voir Périmètre protégé.
• Chaque changement est inscrit dans le journal d'audit : Paramètres Microsoft 365 modifiés, Modification de la rétention Microsoft 365 demandée, Modification de la rétention Microsoft 365 annulée et Rétention Microsoft 365 appliquée.
• Le rôle Lecture seule lit les réglages et la consommation. Le portail écrit « Votre rôle ne peut pas changer ces paramètres. »
• Les volumes des rapports Microsoft ont quelques jours de retard. Ils ne comptent pas les ressources supprimées.
• Quand les rapports ne sont pas utilisables, la facturation utilise seulement les utilisateurs facturables, le fair use n'est pas contrôlé, et le volume restant est Inconnu, jamais zéro. Les volumes affichés viennent alors du dernier relevé qui les portait.
• Les utilisateurs facturables comptent tout le tenant. BaaStide protège le tenant entier : il n'y a pas de périmètre plus petit. Voir Sauvegarder Microsoft 365.
• Une rétention et une heure de sauvegarde ne se changent pas par MCP. Un assistant lit l'état d'un tenant, mais il ne change aucun réglage.

Référence

Routes de l'API : GET /endpoints/{id}/m365/settings, PATCH /endpoints/{id}/m365/settings, POST /endpoints/{id}/m365/settings/retention/cancel, GET /endpoints/{id}/m365/consumption et POST /endpoints/{id}/m365/consumption/check.

Il n'y a pas d'outil MCP pour les réglages ni pour la consommation d'un tenant. L'outil get_m365_status donne l'état de la connexion et des dernières sauvegardes.